ZAPYTANIE OFERTOWE

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

 

1. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja, aranżacja i obsługa zgrupowań tanecznych w projekcie „...w kręgu tańca...2024” finansowanym przez PFRON oraz ARTBALE Stowarzyszenie, w zakresie zapewnienia usług  hotelowych, gastronomiczno-restauracyjnych oraz dostępności 4 sal szkoleniowych, które posłużą do organizacji zajęć tanecznych, mindfulness, spotkań multimedialnych z filmem tańca, spotkań z pedagogiem/psychologiem/mediatorem oraz pokazu finałowego. Jedna z sal powinna móc pomieścić wszystkich uczestników zgrupowania czyli około 45-50 osób.

Zgrupowania organizowane w terminach:

13-17.05.2024; 23-27.09.2024; 30.09-04.10.2024; 7-11.10.2024; 21-25.10.2024; 18-22.11.2024; 25-29.11.2024; 2-6.12.2024; 9-13.12.2024

na terenie województwa mazowieckiego w odległości do 50 km od centrum Warszawy.

 

2. Uczestnicy zgrupowania:

• Liczba uczestników na każdym zgrupowaniu szacowana przez Zamawiającego: ok. 45 osób.
• Na jednym zgrupowaniu będą 4 grupy, z których każda składa się z 8 osób z niepełnosprawnościami i 2 opiekunów oraz ok.5 osób kadry.
• Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 7 dni roboczych przed datą wydarzenia o ostatecznej liczbie uczestników zgrupowania.

3. Organizacja zgrupowania:

Organizatorem zgrupowań, zwanym dalej „Zamawiającym”, jest ARTBALE Stowarzyszenie Rozwoju Edukacji Kulturalnej i Sztuki, z siedzibą w Legionowie, 05-120 Legionowo ul. Hetmańska 10, lok. 13.

▪ Termin realizacji zgrupowań: 13-17.05.2024; 23-27.09.2024; 30.09-04.10.2024; 7-11.10.2024; 21-25.10.2024; 18-22.11.2024; 25-29.11.2024; 2-6.12.2024; 9-13.12.2024.

▪ Miejsce: okolice Warszawy (do 50 km od centrum miasta), preferowane tereny na północ od Warszawy.

• Obiekt hotelarski zlokalizowany na terenie województwa mazowieckiego.
• Obiekt hotelarski powinien posiadać kompleksową infrastrukturę techniczną wraz z niezbędnym wyposażeniem umożliwiającym realizację zgrupowań.
• Miejsce zakwaterowania wszystkich uczestników spotkania i serwowania posiłków muszą znajdować się w tym samym obiekcie hotelowym.
• Obiekt hotelarski powinien posiadać min.4 sale szkoleniowe, z których 3 mogą być wykorzystane w ramach zajęć tanecznych, a 1 jako sala do spotkań z pedagogiem/psychologiem/mediatorem.
• Obiekt hotelarski musi posiadać parking na potrzeby uczestników wydarzenia.
• Obiekt hotelarski musi być usytuowany w obrębie lasu lub innego terenu zielonego.
• Obiekt hotelarski musi posiadać teren rekreacyjny w postaci placu zabaw i boiska.
• Obiekt hotelarski musi być dostępny dla osób z niepełnosprawnościami.

▪ Ramowy / ogólny zarys programu zgrupowania(*):

PONIEDZIAŁEK

8:00 – 9:00 przyjazd uczestników

9:00 śniadanie

10:00 spotkanie organizacyjne z opiekunami grup

11:00 – 14:00 zajęcia warsztatowe

14:00 obiad

15:30 – 18:00 zajęcia warsztatowe

18:30 kolacja

19:00 – 21:00 spotkania z muzyką i tańcem / zajęcia oddechowe

WTOREK

8:00 śniadanie

9:00 – 13:30 zajęcia warsztatowe

13:30 obiad

15:00 – 18:00 zajęcia warsztatowe

18:00 obiad

19:00 – 21:00 spotkania z muzyką i tańcem / zajęcia oddechowe

ŚRODA

8:00 śniadanie

9:00 – 13:30 zajęcia warsztatowe

13:30 obiad

15:00 – 18:00 zajęcia warsztatowe

18:00 kolacja

19:00 – 21:00 spotkania z muzyką i tańcem / zajęcia oddechowe

CZWARTEK

8:00 śniadanie

9:00 – 13:30 zajęcia warsztatowe

13:30 obiad

15:00 – 18:00 zajęcia warsztatowe

18:00 kolacja

19:00 spotkanie organizacyjne z opiekunami grup

19:30 – 21:00 próba generalna do pokazu finałowego

PIĄTEK

7:00 śniadanie

9:00 – 11:00 pokaz finałowy

11:30 obiad

12:00 odjazd autokaru z uczestnikami

• suchy prowiant zamiast kolacji

13:00 – 16:00 zamknięcie zgrupowania przez organizatorów

(*) Program zgrupowania może podlegać zmianom, jego ostateczna wersja (do druku) zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej 3 dni roboczych przed rozpoczęciem zgrupowania.

4. Zasady wykonania przedmiotu zamówienia:

▪ Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym, w tym m.in. do zorganizowania co najmniej jednego spotkania roboczego z Zamawiającym przed terminem  zgrupowania w siedzibie Zamawiającego oraz wizji lokalnej. Podczas spotkania zostanie  omówiona szczegółowa koncepcja realizacji poszczególnych zadań wchodzących w skład  zamówienia. Termin spotkania ustala Zamawiający. W razie potrzeby Wykonawca zorganizuje więcej niż jedno spotkanie.

▪ Wykonawca zachowa najwyższą staranność i będzie działał zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.

▪ Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania formalno-prawne wobec podmiotów z nim współpracujących przy lub na rzecz realizacji niniejszego zamówienia.

▪ Wykonawca będzie realizował zadania zgodnie z wymogami Zamawiającego, wskazanymi w dokumentacji niniejszego zamówienia oraz zgodnie z ustaleniami podjętymi wspólnie z Zamawiającym w trakcie fazy przygotowań do realizacji poszczególnych zadań.

▪ Zgrupowania współfinansowane będą ze środków PFRON w ramach konkursu nr 1/2023 pn. „Możemy więcej", kierunek pomocy 3: wzrost aktywności osób niepełnosprawnych w różnych dziedzinach życia, o zlecenie realizacji zadań w ramach art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 2007r.
o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych z załączonymi tam dokumentami.

5. Opis zadań Wykonawcy (po zawarciu umowy):

▪ Zapewnienie sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem i sprzętem:

1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia 4 sal szkoleniowych do prowadzenia wszystkich zajęć warsztatowych, spotkań i pokazu, dostosowanych do liczby uczestników przedmiotowego wydarzenia i znajdującej się w tym samym budynku lub kompleksie budynków co zakwaterowanie uczestników wydarzenia

2. W przypadku sali z oknami wykorzystanej na multimedialne spotkanie z filmem tańca, musi istnieć możliwość zaciemnienia jej w taki sposób, aby wyświetlane w niej prezentacje były dobrze widoczne.

3. Wyposażenie sali szkoleniowej w niezbędny sprzęt techniczny. Wymagane jest:

• nagłośnienie – w sali, w której planowany jest pokaz finałowy oraz spotkania wieczorne z muzyką i tańcem,
• 45 krzeseł - w sali, w której odbędzie się pokaz finałowy
• 10 krzeseł - w dwóch salach, gdzie odbędą się zajęcia taneczne oraz
• 2 krzesła dla prowadzących - w salach, gdzie odbędą się zajęcia taneczne
• stół + miejsca siedzące dla 10-12 osób - w czwartej sali na spotkania z pedagogiem/psychologiem
• 2 stoły – w sali, w której planowany jest pokaz finałowy
• ewentualne dodatkowe przedłużacze na potrzeby sprzętu Zamawiającego

4. Wykonawca zapewni stabilne, darmowe łącze Wi-Fi w trakcie całego zgrupowania dla co najmniej 50 osób.

▪ Obsługa zgrupowania:

1. Wykonawca zapewni koordynatora całego zgrupowania, odpowiedzialnego przed

Zamawiającym za nadzór nad prawidłową i kompleksową realizacją poszczególnych

elementów zamówienia.

▪ Zapewnienie usługi hotelowej:

• Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia wszystkim uczestnikom zgrupowania 4 noclegów w obiekcie hotelowym, w którym odbędzie się każde zgrupowanie.
• Wykonawca zapewni dostęp do pokoi możliwie wcześnie rano w poniedziałek (pierwszego dnia zgrupowania).
• Każdy pokój musi być z oknem, wyposażony w pełny węzeł sanitarny.
• Dla wszystkich uczestników zgrupowania musi być zapewniony nocleg w pokojach jednoosobowych lub wieloosobowych, gdzie uczestnicy każdej grupy każdego zgrupowania będą zakwaterowani obok siebie.
• Hotel musi posiadać zaplecze rekreacyjne i bezpłatnie je udostępnić uczestnikom spotkania.
• Hotel zapewni bezpłatny parking dla minimum 5 samochodów osobowych oraz możliwość wjazdu autokaru z uczestnikami w momencie przyjazdu grup na zgrupowanie oraz w momencie ich wyjazdu.

▪ Zapewnienie obsługi gastronomicznej:

            1. W trakcie całego czasu trwania zgrupowania Wykonawca zapewni usługę gastronomiczną  czasowo zgodną z programem wydarzenia, na którą składają się:

− śniadania  w formie bufetu (bufet na zimno oraz na ciepło) wraz z napojami (w tym kawa i herbata), woda niegazowana w nieograniczonej ilości.

− obiady składające się z zupy i dania głównego wraz z napojami.

-  kolacja w formie bufetu (bufet na zimno oraz na ciepło) wraz z napojami (w tym kawa i herbata), woda niegazowana w nieograniczonej ilości.

2. Miejsce serwowania głównych posiłków (śniadania, obiady, kolacja) musi znajdować się w  tym samym obiekcie hotelarskim, co sala szkoleniowa, jednakże w oddzielnym pomieszczeniu, niż sala szkoleniowa.

6. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają łącznie następujące  warunki:

▪ w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia  działalności jest krótszy – w tym okresie) Wykonawca należycie wykonał co najmniej 3 usługi,  z których każda polegała na organizacji wydarzeń, np. konferencji/konwentu/kongresu/zjazdu/sympozjum, dla min. 100 uczestników, przy czym  organizacja obejmowała łącznie: zapewnienie usługi hotelarskiej, zapewnienie obsługi  techniczno-logistycznej, usługi gastronomicznej oraz zapewnienie aranżacji wydarzenia. Wykaz  zrealizowanych zamówień Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty ze wskazaniem  podmiotu na rzecz którego była organizowana usługa.

7. Kryteria wyboru oferty:

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie oceniał oferty według

następujących kryteriów i punktacji:

Lp	Kryterium oceny	Waga %
1	Cena	100,00%

RAZEM 100%

2. Zamawiający dokona oceny ofert, przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów  oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.

3. Wykonawca może uzyskać łącznie maksymalnie 100 pkt.

4. W kryterium „Cena brutto” najwyższą liczbę punktów (100) otrzyma oferta zawierająca  najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem: cena oferty najniżej skalkulowanej.

Liczba punktów = -----------------------------------------------x 100= liczba punktów cena oferty ocenianej

8. Termin i forma składania ofert:

Ofertę szacunkową dotyczącą wykonania przedmiotowej usługi należy złożyć na formularzu ofertowym (załącznik nr 1) w terminie do dnia 02 maja 2024 roku do końca dnia, mailem na adres:

balet@balet.com.pl

Do oferty należy dołączyć podpisane oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych (załącznik nr 2).

9. Ogłoszenie wyników wyboru oferty:

Ogłoszenie wyników wyboru oferty nastąpi 6 maja 2024 roku i zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego:

www.artbale.pl

10. Kontakt:

ARTBALE Stowarzyszenie Rozwoju Edukacji Kulturalnej i Sztuki

604 094 584 Berenika Jakubczak Rauze - koordynator projektu

Klauzula informacyjna - RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27  kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne  rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy,

że:

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ARTBALE Stowarzyszenie.
• Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach: wyboru wykonawcy lub zawarcia i realizacji umowy.
• Dane osobowe mogą zostać ujawnione właściwym organom oraz podmiotom upoważnionym zgodnie z obowiązującym prawem.
• Dane osobowe są przetwarzane na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit c RODO w celu wyboru wykonawcy,

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu zawarcia oraz realizacji umowy

• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, w tym do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynoszącego 5 lat i nie krócej niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji tj. ustawie z dnia 14  lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 r. poz. 217 ze zm.).
• W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
• Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych  osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres: ul.  Stawki 2, 00 - 193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych

Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż  podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c lub b RODO

 

Do pobrania: 

1. ZAPYTANIE OFERTOWE - SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

2.  Załącznik 1 - OFERTA

3.  Załącznik 2 - OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH I KAPITAŁOWYCH Z ZAMAWIAJĄCYM