Legionowo, dn. 12.12.2024 r.

ARTBALE Stowarzyszenie Rozwoju Edukacji Kulturalnej i Sztuki zaprasza kwalifikujące się podmioty do nadsyłania ofert dotyczących przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu pod nazwą „…w kręgu tańca…2024”, realizowanego przez ARTBALE Stowarzyszenie w roku 2024 i współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON).

Zamawiający: ARTBALE Stowarzyszenie Rozwoju Edukacji Kulturalnej i Sztuki z siedzibą w Legionowie ul. Hetmańska 10, lok. 13, NIP: 5272375001, REGON: 015147680, KRS: 0000107658

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu realizowanego przez ARTBALE Stowarzyszenie Rozwoju Edukacji Kulturalnej i Sztuki i współfinansowanego ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych pod nazwą: nazwą „…w kręgu tańca…2024”, o wartości 570 240,00 zł, realizowanego w okresie 01.03.2024–31.12.2024. Nr umowy z PFRON UM/PW9/2024/2/O_MAZOWIECKI/5282 z dnia 11 czerwca 2024 roku. Termin rozpoczęcia audytu: 23.12.2024. Zakończenie i przekazanie ostatecznej oceny i dokumentów nie później niż do 10.01.2025 roku.

I. Zadania po stronie Wykonawcy

Przeprowadzenie audytu zewnętrznego zgodnie z wytycznymi PFRON dotyczącymi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych dostępne są na stronie:

https://www.pfron.org.pl/organizacje-pozarzadowe/projekty-i-konkursy-dla-organizacji-pozarzadowych/zadania-zlecane-aktualnie-realizowane-konkursy/mozemy-wiecej-konkurs-12023/dokumentacja-konkursowa/wytyczne-dotyczace-audytu-zewnetrznego-mozemy-wiecej-konkurs-12023/

II. Termin wykonania zamówienia

Termin rozpoczęcia audytu: 23.12.2024. Zakończenie i przekazanie ostatecznej oceny i dokumentów nie później niż do 10.01.2025 roku.

III. Wymagania wobec oferentów

Oferent powinien posiadać niezbędne doświadczenie oraz dysponować osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu

1. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:

   • dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach;

   • posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty);

   • posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych;

   • posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego lub audytu wewnętrznego.

2. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 1 stosuje się odpowiednio.

3. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:

   • wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,

   • wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,

   • potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.

5. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

6. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:

   • posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu;

   • jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;

   • osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt;

   • w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego;

   • jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;

   • jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje;

   • z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.

7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.

8. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny na etapie składania oferty składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zleceniodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik do zapytania ofertowego.

IV. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferent powinien złożyć ofertę zgodną z wytycznymi zawartymi w punkcie I niniejszej oferty. Oferta powinna być:

• sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności,

• sporządzona w języku polskim,

• opatrzona pieczątką firmową,

• posiadać datę sporządzenia,

• zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,

• podpisana czytelnie przez wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji,

• powinna posiadać cenę brutto wykonanej usługi.

W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą: „Za zgodność z oryginałem”, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną i opatrzona imienną pieczątką lub czytelnym podpisem.

V. Miejsce oraz termin składania ofert

1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: balet@balet.com.pl, przez kuriera lub też dostarczona osobiście na adres:

   • ARTBALE Stowarzyszenie Rozwoju Edukacji Kulturalnej i Sztuki

   • 05-120 Legionowo, ul. Hetmańska 10, lok. 13

– do dnia 19.12.2024 r. do końca dnia (decyduje data wpływu dokumentów).

2. Ocena ofert i wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony zostanie do dnia 20 grudnia 2024 r. na stronie internetowej pod adresem www.artbale.pl.

3. Oferty złożone po terminie lub niekompletne nie będą rozpatrywane.

4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5. Zapytanie ofertowe zostało zamieszczone na stronie www.artbale.pl.

 VI. Ocena ofert

Oferta powinna zawierać:

1. Cenę osobno za badanie i raport dla projektu i warunki płatności.

2. Opis wymaganego doświadczenia zgodnie z zapisami pkt III.

1. Ocena ofert składa się z dwóch etapów:

1. Etap 1 – Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu.

2. Etap 2 – W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę, spełniającego warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny: Przyjęto liczbę, 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym: Kryterium I: Cena ofertowa brutto – 70 punktów Kryterium II: Doświadczenie – 30 punktów.

1. Ocena spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu – Etap 1, dokonywana jest na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt III ustęp 3, zgodnie z formułą „spełnia–nie spełnia”.

2. Ocena ofert w ramach Etapu 2 dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych w następujący sposób: Przyjęto liczbę 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym:

RAZEM 100%

1. Zamawiający dokona oceny ofert, przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.

2. Wykonawca może uzyskać łącznie maksymalnie 100 pkt.

3. W kryterium „Cena brutto” maksymalną liczbę punktów (70) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem: cena oferty najniżej skalkulowanej.

4. W kryterium „Doświadczenie” – maksymalną 30 punktów otrzyma oferta z uwzględnieniem poniższych kryteriów:

• Oferent dostaje 30 punktów, gdy Oferent przeprowadził co najmniej 5 audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych.

• Oferent dostaje 20 punktów, gdy Oferent przeprowadził co najmniej 4 audyty zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych.

• Oferent dostaje 10 punktów, gdy Oferent przeprowadził co najmniej 3 audyty zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych. Obowiązkiem Oferenta jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych.

1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę zgodnie z przedstawionymi wyżej wyliczeniami.

2. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert uzyska tyle samo punktów, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

3. W przypadku niewybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.

4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

VII. Przesłanki odrzucenia oferty

Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli:

• jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,

• zostanie złożona po terminie składania ofert,

• będzie zawierała rażąco niską cenę (przedmiotowa przesłanka zostanie spełniona, gdy cena oferty będzie niższa minimum o 15% od kwoty, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia),

• będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,

• nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.

VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów dnia 20.12.2024 r. za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem: www.artbale.pl

IX. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

X. Finansowanie

Zamówienie będzie finansowane ze środków PFRON i własnych ARTBALE Stowarzyszenia. Rozliczenie na podstawie wystawionej fv musi nastąpić do 31.12.2024 roku

XI. Załączniki

• Oświadczenie o bezstronności i niezależności

Uwagi końcowe

Dodatkowych informacji udziela Berenika Jakubczak-Rauze, Koordynator projektu, tel. 604 094 584, e-mail: artbale.ngo@gmail.com.